【リモートワーク】絶対にするべき事前準備!事前にやっておいて良かったと思ったこと

【リモートワーク】絶対にするべき事前準備!事前にやっておいて良かったと思ったこと

みなさんこんにちは。

最近はネタがあまりなく、ブログやってる同僚の仲良し兄さんに「なんかネタないすかねー」と言ったところ、人との会話からネタは思いつくから、人と話したらどうかと提案されたものの、そういえば気軽に電話出来るような友人はおらぬということが発覚しました。

あ、そうそう、今日はものすごく嬉しいニュースがありまして。会社のアドミンチームの大好きな優しいお姉さんがいるのですが、カナダに留学していて一時帰国時にオフィスでまた再会、一緒に働いていたのです。そのお姉さんがカナダにまた帰ることになったのですが、なんとリモートで継続で働くことに!

会社内で新しい働き方が増えて嬉しいなあーと思う今日この頃です。

 

そのこともあり、今日はこれからリモートワークをする人向けの記事です。

リモートワークの必須*事前準備

連絡手段/ツールの確保

毎日顔を合わせて仕事をすることが出来なくなるので、何を使ってチームメイトや客先と連絡を取るのか、しっかり確認をしておいた方がよいです。実際これが一番重要です。

私はインド人メンバーとはWhatsApp、日本人メンバーとはLINEや会社のウェブ会議システム(Webex)で連絡を取り合っています。

取引先等、外部に連絡をする場合はIP電話(スカイプ)で対応をしています。7月の中旬に海外へ移住をしましたが、1ヶ月前の6月の中旬からはビジネスメールの署名欄をIP電話番号に変えて突然の変更とならないよう努めました。これは予想以上に使えたので、また別の記事でまとめます。

 

出来なくなる業務は事前にサポートをお願いする(会社内システムへのアクセス等)

外資系企業で働いてはいるものの、やはり紙での書類が必要になる場合があります。(契約書等) その際は同僚に少しの時間だけサポートをしてくれるようお願いしています。

日本からのみアクセス出来る会社のシステムや、社内フォルダの更新等細かいところでヘルプが必要になる場合があります。

リモートを開始してから、あ!!やべ!!とならないように、全ての業務をリストアップし、どうしても出来ないものは頼める人に頼んでおくのが大切だと思いました。

一ヶ月程度前から引き継ぎ作業をお願いしていたので、実際大きなトラブルはなく進められています。だいたいサポート役の方がやることを把握していれば、電話で繋げながら指示することも可能になります。

とはいえ、ITチームに相談をして、出来るだけ日本チームと同じような環境で仕事が出来るようにしておくと本当に後々助かります!

会社全体への周知

いつも一緒に働いているメンバーだけではなく、時々しか関わらない人であっても勤務体系が変わることを知らせて起きましょう。

私はこれが足りてなかったので、最初の数週間は深夜に電話が鳴ることも多々ありました笑

日本時間で何時から何時まで働くのか

業務内容が変わればその詳細

コンタクト出来る連絡先(例:IP電話番号、WhatsApp,LINEのQRコード)

こんな感じの内容と挨拶を事前に送っておきましょう!

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私がやってのは、とりあえずこんな感じです。あっさり。

これで特に問題はなくやっていけているのですが、また後々問題が出てきたら更新します笑